Verwerkersovereenkomst
Laatst bijgewerkt: 3 juli 2026
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij het gebruik van 4D-CareFlow en dekt de eisen van artikel 28 AVG.
Partijen
- De professional/praktijk die de dienst gebruikt, hierna: Verwerkingsverantwoordelijke;
- 4D-CareFlow (handelsnaam van 4D Finance B.V.), hierna: Verwerker.
1. Doel en aard van de verwerking
Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om, in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke, audio van gesprekken om te zetten naar een transcript en een samenvatting. Verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en traint er geen modellen mee.
2. Categorieën betrokkenen en gegevens
- Betrokkenen: cliënten/patiënten van Verwerkingsverantwoordelijke.
- Gegevens: audio-opname en de daaruit afgeleide tekst (kan bijzondere persoonsgegevens over gezondheid bevatten).
3. Instructies
Verwerker verwerkt uitsluitend op gedocumenteerde instructie van Verwerkingsverantwoordelijke (deze overeenkomst en het normale gebruik van de applicatie), tenzij wettelijk anders vereist.
4. Geheimhouding
Personen die namens Verwerker toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht.
5. Beveiliging (art. 32 AVG)
- Verwerking uitsluitend binnen de EU;
- versleuteling in transport en, waar van toepassing, in opslag;
- dataminimalisatie: opnamen worden na verwerking direct verwijderd; in het portaal worden geen cliëntgegevens blijvend opgeslagen;
- toegangsbeperking en logging.
6. Subverwerkers
Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. Verwerker legt hun dezelfde verplichtingen op. Huidige subverwerkers:
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Gladia | Transcriptie (spraak → tekst) | EU |
| Amazon Web Services (AWS) | Samenvatting + tijdelijke opslag | EU |
| Render | Hosting | EU |
| Mollie | Betalingen (geen cliëntdata) | EU |
7. Datalekken
Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging na kennisname van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, met de bij Verwerker beschikbare relevante informatie.
8. Bijstand
Verwerker verleent, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij verplichtingen zoals een DPIA.
9. Audit
Verwerker stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en maakt audits mogelijk binnen redelijke grenzen.
10. Teruggave en verwijdering
Na afloop van de dienstverlening verwijdert Verwerker de persoonsgegevens, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen. Gezien de opzet worden opnamen en afgeleide tekst al direct na verwerking verwijderd.
11. Duur
Deze overeenkomst geldt zolang Verwerkingsverantwoordelijke gebruikmaakt van 4D-CareFlow.